O PHC CS Assinaturas Qualificadas prepara as empresas para cumprir esta obrigação legal de forma autónoma e segura. Comece hoje mesmo a assinar as suas faturas de acordo com a lei.
Está a emitir faturas legalmente válidas?
Para realizar a faturação eletrónica em conformidade com a lei, as empresas têm de assinar em seu nome, todas as faturas e demais documentos fiscais relevantes, com assinatura digital qualificada. De forma a assegurar a sua validade, os documentos só podem ser assinados com certificado em nome da empresa.
A PHC CS apoia a sua empresa no cumprimento desta exigência fiscal.
A legalidade das faturas eletrónicas e outros documentos fiscais, depende da inclusão da assinatura digital qualificada. Medida que garante ao negócio, a veracidade do documento emitido.
O PHC CS Assinaturas Qualificadas permite às empresas assinar eletronicamente documentos de faturação a entidades privadas e públicas, a partir do software e em conformidade com o disposto no Decreto lei n.º 28/2019.
Enquanto solução integrada, o PHC CS Assinaturas Qualificadas assegura a correta emissão de todos os documentos, proporcionando:
- Selo e assinatura digital qualificada integrada no ERP;
- Garantia de emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes de acordo com a legislação.
Os meus documentos de faturação assinados por uma terceira entidade, são válidos?
Não. Todos os documentos de faturação devem deter certificado e assinatura em nome da própria empresa e nunca em nome de terceiros, de modo a reter o seu valor legal – de acordo com o comunicado do Gabinete Nacional de Segurança.
Consigo assinar faturas CIUS PT com o meu selo qualificado?
Sim. Com o PHC CS Assinaturas Qualificadas assina faturas em formato CIUS PT – para a emissão de faturação eletrónica à administração pública e empresas públicas.
Que documentos devem ser assinados?
A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
A sua empresa está abrangida?
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:
- Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.
Quais os benefícios de enviar faturas por via eletrónica?
As vantagens para qualquer negócio são muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.
Qual a diferença entre uma assinatura digital e um selo eletrónico?
As empresas precisam de um certificado que as identifique enquanto entidade e, para além disso, precisam ainda de garantir a assinatura digital qualificada para efetuar a assinatura dos documentos (selo eletrónico).
Faturas em PDF são consideradas faturas eletrónicas até 30 de junho de 2022
O Despacho N.º 351 /2021-XXII, do dia 11 de novembro 2021, volta a reajustar o prazo para a entrega de faturas em PDF. Até 30 de junho de 2022, poderão continuar a ser aceites faturas em formato PDF em substituição das de papel, sendo consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação.
Certificados avançados servem para assinar?
A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica tenha valor probatório para efeitos legais, só podem ser usados certificados qualificados.
Como verificar a legalidade de uma fatura?
Para garantir a autenticidade dos documentos de faturação da empresa, é essencial saber identificar os elementos que lhes atribuem a legalidade:
- Certificado e assinatura digital qualificada em nome da empresa que as emite;
- Identificação da empresa em todos os documentos emitidos;
- Preço líquido e valores tributáveis na fatura;
- Denominação detalhada dos bens ou serviços prestados;
- Faturas datadas e numeradas sequencialmente
Descubra, em detalhe, os requisitos obrigatórios para a emissão de faturas eletrónicas.
